Sleutelbeheer in 2022: De 7 Nadelen Van Een Mechanisch Sluitsysteem

Sleutels kwijt: het komt altijd op het verkeerde moment. Sleutelbeheer is thuis al een uitdaging, laat staan in een organisatie met veel mensen en gebruikersgroepen. Nog vervelender wordt het als het om een generale hoofdsleutel gaat. Hoe lang geef je jezelf de tijd om hem terug te vinden? Meestal komt die sleutel weer ergens boven water. Maar dat weet je dus niet. En als hij echt weg is, hoe lang geef je de vinder of dief de tijd om de sleutel te misbruiken? Dat is een afweging tussen de kosten van het vervangen van één – of meer – cilinders en sleutels, of het risico van ongewenste bezoekers met alle gevolgen van dien. Die afweging wil je helemaal niet maken.

Vaak komen de risico’s pas boven water als het te laat is. Het hoofdsleutel van het mechanische sluitsysteem is dikwijls de boosdoener.

Wat is een Generale Hoofdsleutel?

De hoofdsleutel van een mechanisch sluitsysteem ken je wellicht ook als Generale Hoofdsleutel of Master Key. Deze sleutel heeft de hoogste rang in een mechanisch sluitsysteem en past op elke cilinder van het algemene hoofdsleutelsysteem. Hiermee heb je dus toegang tot alle ruimtes. Meestal zijn het de vastgoedbeheerders die de uitgifte aan facility managers of beveiligingspersoneel controleren.

Een generale hoofdsleutel was lange tijd de ideale oplossing voor een efficiënt en veilig sluitsysteem en kan dat in sommige gevallen nog steeds zijn. Maar de wereld is behoorlijk veranderd en dat geldt ook voor sluittechniek. Hierdoor kleven er inmiddels behoorlijk wat nadelen aan mechanische sluitsystemen.

De huidige maatschappij vraagt meer dan een slot op de deur. Inzicht in ongebruikelijke patronen en activiteiten zoals pogingen tot ongeautoriseerde toegang of gewoon nalatigheid helpen organisaties hun beveiliging continu te verbeteren.

Bescherming is o.a. nodig voor:

• Personen in en rond de faciliteiten
• Gebouw en goederen
• Data en Intellectueel Eigendom
• Compliance en regelgeving
• Reputatie

Daarnaast mis je met een mechanisch sluitsysteem belangrijke voordelen rond productiviteit, efficiëntie en comfort.

Hieronder lees meer over de 7 nadelen van een mechanisch sluitsysteem.

7 Nadelen van een Mechanisch Sluitsysteem

 

1. Verlies van de hoofdsleutel is kostbaar
2. Onveilige situaties
3. Beperkte controle en inzicht met
4. Verlies aan productiviteit
5. Irritatie en ontevredenheid bij de gebruikers
6. Risico’s rond regelgeving en aansprakelijkheid
7. Gebrek aan flexibiliteit

 

1. Verlies van de Generale Hoofdsleutel is kostbaar

Bij verlies van de generale hoofdsleutel moeten alle cilinders van het bijbehorende sluitsysteem worden vervangen. Dat is niet alleen nodig voor de veiligheid, maar ook je verzekeraar zal dat eisen.

De kans op verlies is behoorlijk. Om praktische redenen heeft de facilitair manager of het beveiligingspersoneel deze sleutel altijd bij zich en dus is er veel kans op kwijtraken. Dan moet je alle sluitcilinders direct vervangen: binnendeuren, buitendeuren, liften, garages, poorten, etc. Dat kost veel geld en tijd.

Frans van der Blom van Hoornbeek College: “Ons oude, mechanische sluitsysteem was een probleem. Sleutels van de buitenring raakten meermaals kwijt en als gevolg liep het beheer van hoofdsleutelgroepen en generale hoofdsleutels spaak.”

Het schaadt bovendien de continuïteit je bedrijfsvoering en de veiligheid van personen, panden, goederen en data. Ook je sleutelplan moet vervolgens bijgewerkt worden met de nieuwe sleutelnummers en verdeling van de nieuwe sleutels naar de juiste personen.

Rocco Rentmeester van Zeeuwse zorgverlener SVRZ: “Het oude, mechanische sleutelbeheer betekende vooral kwetsbaarheid. We hebben ooit een inbraak gehad waarbij een sleutelkluis met sleutels werd gestolen. Om te voorkomen dat daarmee in groepswoningen kon worden ingebroken hebben we toen halsoverkop alle voordeursloten moeten vervangen. Hadden we op dat moment al een elektronisch sluitsysteem gehad, dan was dat niet nodig geweest.”

Mogelijk levert het je ook nog reputatieschade op, bijvoorbeeld wanneer (privacy)gevoelige informatie toegankelijk is geweest en je dit moet melden bij je relaties of de autoriteiten. Deze kosten en risico’s strekken dus veel verder dan de vervanging van sloten en sleutels, de mankracht en het verlies aan arbeidsproductiviteit.

Al met al kan de schade door verlies van een generale hoofdsleutel oplopen van duizenden en zelfs tienduizenden euro’s.

De directe kosten van falende toegangscontrole zijn dus slechts de top van de ijsberg.

2. Onveilige situaties

Veiligheid van medewerkers, klanten en andere bezoekers is een doorlopend vraagstuk. Je wilt mensen, goederen en gebouwen beschermen. En steeds actueler: ook je data vraagt niet alleen om cyber security, maar ook om fysieke beveiliging. Niet iedereen heeft toegang nodig tot de serverruimte, R&D, HR of marketingafdeling.

Toegangscontrole gaat niet alleen over binnenkomen. In noodsituaties moet een school, universiteit of overheidsgebouw ook weer snel ontruimd kunnen worden.  Een elektronisch sluitsysteem kan bijvoorbeeld via een digitale noodknop of een koppeling met (zorg)oproepsysteem of brandmeldcentrale in een keer automatisch een vooraf geprogrammeerde groep deuren openen, zoals bij SVRZ.

Rocco Rentmeester: “We hadden een locatie waar de voordeur altijd openstond. De hoofdentree ging eigenlijk alleen maar ’s nachts dicht. En overdag kon je gewoon naar binnen lopen. Dat kan natuurlijk niet tijdens zo’n pandemie. In deze crisis hebben we nogmaals heel concreet de voordelen van elektronische toegangscontrole gezien.”

.

3. Gebrek aan controle en inzicht

Je wilt graag weten wie, waar en wanneer je pand of specifieke ruimtes betreed. Flexibele krachten, schoonmakers, servicemonteurs: het uitdelen van mechanische sleutels verlaagt je controle en daarmee je veiligheid.

Tom Jansen van Gemeente Wuustwezel (BE): “Het was altijd hetzelfde: ‘Maak eens 25 sleutels bij’… en na een jaar vraagt iedereen zich af waar die 25 sleutels nu toch gebleven zijn. Met zoveel gebruikersgroepen en wisselingen binnen een gemeente met al haar faciliteiten zoals sporthallen, scholen en verenigingen valt dat nauwelijks te beheren. Dan wisselt een sportvereniging van voorzitter en blijven de sleutels van de club ergens onderin de schuif achter.”

 

4. Verlies aan productiviteit

De zorgsector heeft te maken met schaalvergroting van organisaties en tegelijk met schaalverkleining van locaties, zoals in de ouderenzorg. Hierdoor ontwikkelt deze sector heel specifieke behoeften rond de veiligheid en privacy van patiënten, zorgcliënten, bewoners van zorgcomplexen en thuiszorg. Gecentraliseerd sleutelbeheer en monitoring op afstand leveren enorme voordelen voor alle betrokkenen. Het valt niet meer weg te denken.

Ook onderwijs heeft met steeds meer – en juist grotere – locaties te maken, waar veel studenten colleges volgen en (gast)docenten en studenten toegang tot lokalen en PC- en projectruimtes nodig hebben. Een docent die snel moet inspringen voor een collega op een andere locatie heeft á la minuut toegang tot de juiste ruimtes nodig. Maar niet iedere locatie heeft tegenwoordig nog een conciërge om dat ter plaatse te regelen. Centraal en op afstand beheerde toegangscontrole lost deze problemen op.

Gemeenten en onderwijs- en zorginstellingen beheren dikwijls veel gebouwen. Dat betekent een complex en kostbaar beheer van alle sleutels.

Tom Jansen van Gemeente Wuustwezel: “De grote winst is dat we met één tag in zo veel mogelijk gebouwen naar binnen kunnen. Het maakt het gebruik van de sportfaciliteiten ook veel flexibeler. Voorheen hadden we altijd zaalwachters nodig die de openbare sportgebouwen beheren. Een club die elke week de sporthal huurt kan nu veel meer zelf doen, daar hoeft lang niet altijd een zaalwachter bij te zijn. Uiteindelijk heb je daarmee minder mensen op de locaties nodig en werk je dus veel efficiënter. Dat zijn besparingen die waarschijnlijk nog harder doorwegen. Elektronische toegangscontrole is dus veel prettiger voor de gebruiker van de sporthal en het bespaart de gemeente direct en indirect kosten.”

Ook voor serviceorganisaties biedt een centraal beheerd elektronisch sluitsysteem veel voordelen. Monteurs die door het hele land reizen voor onderhoud van – dikwijls afgelegen – locaties, staan nooit voor een gesloten deur vanwege een vergeten of een verkeerde sleutel. De beheerder kan op afstand real-time de juiste toegangsrechten toekennen.

5. Irritatie en ontevredenheid bij de gebruikers 

Medewerkers die met grote sleutelbossen moeten slepen, deuren die onbewaakt open blijven waardoor medewerkers zich onveilig voelen, zorg-woon-units waar iedereen ongecontroleerd in en uit kan wandelen: toegangscontrole heeft meer impact op de beleving van alle verschillende gebruikers van je gebouw dan vaak wordt gedacht. Omgedraaid: als je dit goed regelt, levert dat een positieve ervaring voor medewerkers, klanten, patiënten, studenten, kortom alle gebruikers van je faciliteiten.

 

6. Risico’s rond regelgeving en aansprakelijkheid

Steeds meer organisaties moeten voldoen aan branche-specifieke regulering van databescherming. Denk aan financiële, medische, juridische en personeelsgegevens.

Ook de privacywetgeving GDPR eist voldoende online èn offline bescherming. Die bescherming van je gevoelige informatie moet je gedetailleerd kunnen sturen, beheren, analyseren en rapporteren. De EU scherpt in 2022 de richtlijnen verder aan. De aansprakelijkheid voor organisaties en hun bestuurders zal verder toenemen. Een verloren sleutel die tot een data-lek leidt zal het in de rechtszaal waarschijnlijk niet goed doen.

We zien dan ook een sterke groei in compliance-gerelateerde toegangscontrolemaatregelen. In de financiële en medische wereld bijvoorbeeld ligt de datasecurity-lat steeds hoger en dat heeft ook gevolgen voor de fysieke toegangscontrole. Zo kan het toegangscontrolesysteem een alarm sturen bij ongebruikelijke patronen, zoals een deur die langer dan nodig open staat, of wanneer het systeem ergens gemanipuleerd wordt. Als medewerkers je organisatie verlaten, hef je met een druk op de knop alle rechten op. Cruciaal voor compliance: alles is terug te zien in je rapportages.

7. Gebrek aan flexibiliteit

Nog nooit was de behoefte aan strikte en flexibele toegangscontrole zo groot als sinds de Covid-pandemie. Kantoren worden snel en vaak heringericht, de bezetting moest omlaag en gecontroleerd worden, medewerkers moeten ineens hun een werkplek reserveren en bezoekers worden beter geregistreerd.

In ziekenhuizen en overige zorginstellingen ging de beveiliging, controle en herindeling nog veel verder. Covid- en IC-afdelingen moesten binnen no-time uitgebreid worden en de complete routering, logistiek en toegangsautorisatie gingen op hun kop.

Al die aanpassingen, het beheer en de controle vragen om extra aanwezigheid en grote inspanningen van beheerders, beveiligers en facilitair managers en hun teams. Maar voor een veilige werkomgeving is het doel juist mínder mensen op de werkvloer.

Het Belgische Sint-Trudo ziekenhuis werd zwaar getroffen in de eerste fase van de COVID-19 pandemie. Diverse zalen moesten binnen enkele uren omgebouwd worden naar Covid-afdelingen. Via hun elektronische toegangssysteem konden zij zelf die ruimtes direct afsluiten en alleen een zeer selectieve groep van medewerkers zoals gespecialiseerde verpleegkundigen, spoedartsen, medewerkers die een COVID-19 opleiding hadden gevolgd kregen toegangsrechten. De technologie zorgde er ook voor dat zij bezoekers alleen tijdens bepaalde – vaak wisselende – tijdsintervallen konden toelaten. Zonder elektronische toegangscontrole was dit nooit zo snel, efficiënt en veilig gelukt.

Momenteel zien we meer integratie van toegangscontrole met applicaties voor beheer en veiligheid: gebouwbeheersystemen, bezoekersregistratie, werkplekreservering, zorg-oproepinstallaties en brandmeldinstallaties. De synergie tussen die systemen is groot. Ook je liften en parkings passen in die aanpak. Dat alles levert niet alleen meer veiligheid, maar ook comfort en efficiëntie die je misloopt met een mechanisch sluitsysteem.

Fysieke toegangscontrole is een must voor moderne organisaties

Een fysiek toegangscontrolesysteem is een belangrijk om de toegang voor je medewerkers te beheren en tegelijkertijd ongeautoriseerd bezoek te voorkomen.

Maar gebouwbeheerders, facility managers en security managers ervaren dat het niet bepaald praktisch is om iedere medewerker een eigen set sleutels te geven en dan te verwachten dat het vanzelf goed komt.

De dynamiek en risico’s binnen een moderne werkomgeving vragen om meer. Een elektronisch toegangscontrolesysteem is dan een betere oplossing. Hiermee geef je medewerkers toegang tot via badge, smartcard, druppel, transponder, PIN, sleutelhanger of smartphone app.  Nieuwe medewerkers krijgen direct vanaf hun eerste dag het bijpassende toegangsprofiel en wanneer een medewerker de organisatie verlaat, deactiveer je eenvoudig de toegangsrechten. Je weet exact wie je bedrijf binnenkomt en via je dashboard krijg je inzicht in het gebruik van ruimtes.

En ben je een sleutel kwijt? Dan kun je binnen enkele minuten reageren, waar je ook bent. De digitale sleutel vergrendel je real-time en zo herstel je de gebouwveiligheid direct, zonder wachttijden en hoge kosten, zoals bij verlies van een mechanische hoofdsleutel.

De businesscase van een elektronisch toegangscontrolesysteem is echter veel breder: die raakt je gehele organisatie.

Wil je meer weten over elektronische toegangscontrole voor jouw organisatie?

Bel ons gerust op +31(0) 20 654 1882 (Nederland) of +32 (0) 33 444 863 (België). Of mail ons via nl-simonsvoss@allegion.com.