Tom Jansen Geeft 8 Tips Voor Elektronische Toegangscontrole Bij Gemeenten
Stel jezelf het gemeentehuis van een gemiddelde plattelandsgemeente voor, maar dan het tegenovergestelde. Dan sta je in Wuustwezel, Vlaanderen. Je nieuwe paspoort of vergunning voor je frituur regel je daar in een kasteel.
Met een beetje verbeelding zie je de burgemeester iedere ochtend met een enorme sleutel de poorten van de gebouwen openen. Maar ook hier het tegendeel: Wuustwezel is een moderne gemeente die steeds meer gebouwen uitrust met hightech elektronische cilinders. Mechanische sleutels maken plaats voor tags.
Gemeentehuis Wuustwezel
In 2015 startte de Kempense gemeente met de ombouw van mechanische sloten naar moderne, elektronische toegangscontrole. Inmiddels hebben zowel de gebruikers als de technisch beheerders ruime ervaring met het systeem en is iedereen overtuigd van de voordelen, ook al blijft sleutelbeheer natuurlijk nooit zonder discussie. Tom Jansen, Technisch Hoofdmedewerker Bouw, deelt zijn ervaring en geeft 8 tips voor elektronische toegangscontrole bij gemeenten.
Dan wisselt een sportvereniging van voorzitter en blijven de sleutels van de club ergens onderin de schuif achter.
Gemeente Wuustwezel rolt elektronische toegangscontrole stap voor stap uit
Tom Jansen: “Het was altijd hetzelfde: ‘Maak eens 25 sleutels bij’… en na een jaar vraagt iedereen zich af waar die 25 sleutels nu toch gebleven zijn.
Met zoveel gebruikersgroepen en wisselingen binnen een gemeente met al haar faciliteiten zoals sporthallen, scholen en verenigingen valt dat nauwelijks te beheren. Dan wisselt een sportvereniging van voorzitter en blijven de sleutels van de club ergens onderin de schuif achter.”
Tom licht de keuze van gemeente Wuustwezel toe: “We hebben destijds een uitgebreide selectie gedaan met een aantal leveranciers. Die hebben ieder een presentatie gegeven voor een selectiecommissie. We hanteerden een vooraf bepaalde formule en kwamen erop uit dat SimonsVoss Technologies qua prijs, kwaliteit en mogelijkheden er als beste uit kwam. Die formule is goed geweest, want SimonsVoss heeft zich in praktijk dubbel en dwars bewezen.”
Na een loopbaan in de autotechniek en bij Ziekenhuisnetwerk Antwerpen (ZNA) kwam Tom bij gemeente Wuustwezel terecht, waar hij leiding geeft aan een team van twaalf techneuten. Die beheren samen alle installaties en techniek in de locaties van de gemeente. Dat omvat uiteraard het kasteel, maar ook de sportfaciliteiten, gemeentescholen en kantoren van de technische dienst.
“Ik had al ervaring met het beheer van een ander toegangscontrolesysteem en kan SimonsVoss daarom goed vergelijken. We zijn bij onze keuze niet alleen op prijs afgegaan, maar ook op de service, kwaliteit en de mogelijkheden van het systeem.
Wat zijn de voordelen van elektronische toegangscontrole voor de gemeente Wuustwezel?
“Zoals gezegd verdwenen de mechanische sleutels continu. Wij hebben 53 gebouwen in beheer. Die hoeven we weliswaar niet allemaal uit te rusten met elektronische toegangscontrole – een materiaalhokje op het kerkhof heeft hier geen prioriteit – maar we willen wel zoveel mogelijk automatiseren om efficiënter en veiliger te werken.”
“De grote winst zit erin dat we met één tag in zo veel mogelijk gebouwen naar binnen kunnen. We wilden één kaart, één softwareplatform, één systeem.
Het maakt het gebruik van de sportfaciliteiten ook veel flexibeler. Voorheen hadden we altijd zaalwachters nodig. Dat zijn mensen die de openbare sportgebouwen beheren. Daar hoorde vroeger ook het sleutelbeheer bij, maar dat is nu niet meer nodig. Een club die elke week de sporthal huurt kan nu veel meer zelf doen, daar hoeft lang niet altijd een zaalwachter bij te zijn. Elektronische toegangscontrole is dus veel prettiger voor de gebruiker van de sporthal en het bespaart de gemeente direct en indirect kosten.
Wees ook vooral niet te zuinig met het uitgeven van smartcards. Je systeem dient om je sleutelbeheer inclusief de veiligheid en het comfort te verbeteren, dus iedere gebruiker moet zijn eigen kaart gebruiken. Anders doe je de investering teniet.
We wijzen nu op afstand de benodigde rechten toe aan de gebruikers. Bovendien werken we met tijdzones. We sluiten een sporthal of school na een bepaald tijdstip automatisch af via de beheersoftware van SimonsVoss. Wil je na die ingestelde tijd binnen, dan moet je iedere keer als je in- en uitloopt je kaart aanbieden.”
Tom Jansen deelt graag zijn ervaringen met andere gemeentes of andere overheidsinstellingen die hun beveiliging en sluitsysteem willen aanpakken. Hieronder lees je zijn 8 tips voor elektronische toegangscontrole bij gemeentes.
8 Tips van Tom Jansen voor elektronische toegangscontrole bij gemeenten
- Zet digitale sleutels altijd op persoonlijke naam van de gebruiker.
- Wees niet zuinig met het uitdelen van digitale sleutels.
- Kijk zo breed mogelijk naar de businesscase van elektronische toegangscontrole.
- Zorg dat je IT-netwerk achter je toegangscontrolesysteem op orde is.
- Elektronische toegangscontrole betekent niet automatisch volledige controle.
- Neem fysieke beveiliging van data mee in de aanpak van je elektronische toegangscontrole.
- Zorg dat je het toegangscontrolesysteem goed kent.
- De uitrol van elektronische toegangscontrole kan stap voor stap, maar denk wel vooruit.
1. Zet digitale sleutels altijd op persoonlijke naam van de gebruiker
“Het is cruciaal om de kaarten op naam van de gebruiker te zetten en dus niet op naam van een afdeling of vereniging. Dat laatste is heel verleidelijk, want je hebt als technisch beheerder binnen een gemeente te maken met veel vrijwilligers van bijvoorbeeld sportverenigingen. Die contactpersonen en hun verantwoordelijkheden wisselen continu. Maar je wilt niet terug dezelfde problemen creëren als met de mechanische sleutels.
Als iemand een kaart kwijt is – verloren of weggegeven – moet je direct kunnen zien om welke kaart het gaat, zodat je die kunt blokkeren.
Gebruikers voelen zich zo bovendien veel meer verantwoordelijk voor hun eigen digitale sleutel. Het gedoe met sleutels die eindeloos worden doorgegeven en uit beeld raken ben je dan kwijt.
Bovendien weet je op die manier ook precies wie waar en wanneer naar binnen is geweest en kun je eventuele problemen sneller traceren.
Sporthal Koch in Gooreind (Bron: www.wezelopdefoto.be)
2. Wees niet zuinig met het uitdelen van digitale sleutels.
Ik deel liever tien extra kaarten uit dan dat we weer in dezelfde valkuil van een onbeheersbaar sleutelsysteem stappen. Het is een nieuwe manier van denken over je sleutelbeheer en als gemeente moet je die denkwijze direct omarmen. Daar doe je alle gebruikersgroepen en jezelf uiteindelijk een groot plezier mee.
We doen het in een rustig tempo, locatie voor locatie, en we beoordelen bij iedere stap of het echt nodig is.
3. Kijk zo breed mogelijk naar de businesscase van elektronische toegangscontrole
“Natuurlijk heb je een directe besparing doordat je niet meer continu de kwijtgeraakte mechanische sleutels en bijbehorende cilinders hoeft te vervangen.
Maar elektronische toegangscontrole betekent ook dat je verantwoordelijkheden makkelijker kunt verschuiven naar de gebruikers, zoals in het voorbeeld van de huurder van een sporthal. Uiteindelijk heb je daarmee minder mensen op de locaties nodig en werk je dus veel efficiënter. Dat zijn besparingen die waarschijnlijk nog harder doorwegen.
Het kan soms lastig zijn om die voordelen vooraf al te doorzien, maar gebruik dan de ervaring van anderen inclusief je leveranciers bij het maken van je businesscase.”
4. Zorg dat het IT-netwerk achter je toegangscontrole op orde is
“Elektronische toegangscontrole is meer dan alleen je digitale sluitsysteem.
Als je dit soort moderne technologie efficiënt wilt gebruiken, moet ook je IT-netwerk in orde zijn. Anders kun je alsnog met je laptop op pad om een slot te programmeren of data uit te lezen.
SimonsVoss heeft ons daarbij erg goed geholpen. Zorg dat je goede partners hebt met de juiste instelling. Partijen die elkaar en vooral jou vooruit willen helpen.”
5. Elektronische toegangscontrole betekent niet automatisch volledige controle.
“De discipline van je gebruikers blijft altijd belangrijk. Ik kan een school of sporthal na een bepaalde tijd automatisch laten afsluiten, maar als iemand een asbak voor de deur zet om hem open te houden gaat de boel niet op slot.
Overigens kun je ook dat weer eenvoudig oplossen met deurstand-signalisering.
Elektronische toegangscontrole is dus veel prettiger voor de gebruiker van de sporthal en het bespaart de gemeente direct en indirect kosten.
6. Neem fysieke beveiliging van data mee in de aanpak van je elektronische toegangscontrole
“Los van enkele lopende projecten zie ik wel een bredere toepassing van onze elektronische toegangscontrole, ook binnen onze eigen organisatie. Door de strengere privacywetgeving moeten bijvoorbeeld meer ruimtes dan voorheen afsluitbaar zijn. Als daar wat mis gaat, moet je achteraf kunnen aantonen wie er toegang heeft gehad. Die informatie haal je eenvoudig uit je toegangscontrolesysteem.”
Gemeenteschool Klimop (Bron: www.wezelopdefoto.be)
7. Zorg dat je het toegangscontrolesysteem goed kent
“Dit is natuurlijk een bekend fenomeen: je koopt een fantastisch product, maar haalt er te weinig uit. Ook al ben je bij de start goed getraind, het systeem ontwikkelt zich door en ook je eigen organisatie verandert. Kennis hoort bij je job. Plan dus regelmatig kennis-updates met je leverancier.
Ons toegangscontrolesysteem kan zo ontzettend veel, maar ook wij benutten het nog te weinig. Dat is zonde omdat we nog efficiënter, veiliger en comfortabeler zouden kunnen werken. Aan de andere kant is het ook mooi dat we ondanks alle goede resultaten nog steeds kunnen groeien. SimonsVoss kan ons daar goed bij helpen.”
Nog een voordeel van onze kennis is dat we zelf de installatie van de componenten kunnen uitvoeren. We hoeven daarvoor niet terug te vallen op een installateur.
8. De uitrol van elektronische toegangscontrole kan stap voor stap, maar denk wel vooruit.
“We zitten hier landelijk en de noodzaak tot beveiliging voel je daardoor wat minder. Toch zie ik graag dat we de beveiliging preventief goed regelen. Als je namelijk pas in actie komt bij acute problemen en onder druk een systeem moet gaan selecteren èn uitrollen, dan gaat dat beslist ten koste van kwaliteit en budget.
In Wuustwezel hebben we daarom eerst alleen de meest dringende locaties omgebouwd van het oude, mechanische naar het nieuwe, elektronische sluitsysteem. Als eerste hebben we een sporthal met het nieuwe sluitsysteem uitgerust. Dat waren zo’n vijftig sloten. Daarna hebben we het geleidelijk uitgerold bij onze eigen gemeentediensten en andere locaties zoals scholen.
We doen het in een rustig tempo, locatie voor locatie, en we beoordelen bij iedere stap of het echt nodig is. Dat heeft als bijkomend voordeel dat we gaandeweg nieuwe ervaringen en inzichten verwerven en het systeem steeds slimmer en efficiënter gebruiken.”
Wil je meer weten over elektronische toegangscontrole voor gemeenten?
Bel ons gerust op +31(0) 20 654 1882 (Nederland) of +32 (0) 33 444 863 (België). Of mail ons via nl-simonsvoss@allegion.com.
“We zitten hier landelijk en de noodzaak tot beveiliging voel je daardoor wat minder.”