Elektronische toegangscontrole bij HZ University of Applied Sciences

Als verandering ergens een constante factor is, dan is het in het hoger onderwijs. Hogescholen en universiteiten zijn kampioenen in het aantrekken, afstoten en ombouwen van onderwijslocaties. Het is een logisch gevolg van de dynamiek binnen deze sector. Tel daar de intensieve stroom van studenten, docenten, staf en bezoekers die hun weg door de gebouwen zoeken bij op en je hebt een uitdagend beveiligingsvraagstuk te pakken.

Bij HZ University of Applied Sciences, ook bekend als Hogeschool Zeeland, is dat niet anders. Met zo’n 4800 studenten, 500 medewerkers, 3 locaties en 700 ruimtes is het ‘slechts’ een middelgrote hogeschool, maar buiten de onderwijssector vind je weinig organisaties op deze schaal en zo complex.

Dat gaat HZ voorlopig goed af: al 12 jaar op rij staan ze in de top 3 van beste middelgrote hogescholen in Nederland. Dat gaat natuurlijk vooral over het goede onderwijs, maar de kwaliteitsambities van HZ uiten zich door de hele organisatie heen, inclusief de veiligheid. Daarover spreken we met Rob Breurken, medewerker van de technische dienst bij HZ.

Elektronische cilinders in de overlegruimtes van HZ

Overstap van mechanische sloten naar elektronische toegangscontrole

Rob is al 18 jaar betrokken bij de techniek. Eerst als conciërge en later als praktijkbegeleider, technisch beheerder en onderdeel van de facilitaire dienst. “Eigenlijk is het gevoel van veiligheid hier altijd groot geweest. We zijn als collega’s alert op zaken die niet kloppen of niet door de beugel kunnen. We staan dicht bij de studenten en houden gewoon de vinger aan de pols.”

De overstap naar een elektronisch sluitsysteem maakte HZ zes jaar terug. “Ons mechanische sluitsysteem was oud en dat gaf steeds meer problemen. Bovendien was de generale hoofdsleutel al vaak uitgegeven en het was onduidelijk geworden wie die sleutels in bezit hadden.

Toen hebben we ons op elektronische toegangscontrole gericht. Ik heb dat project min of meer opgestart en begeleid. We hebben uitgebreid onderzoek gedaan en uiteindelijk drie leveranciers naast elkaar gelegd, waaronder SimonsVoss.”

Hoe verliep de selectie van het elektronische toegangscontrolesysteem? 

“We hebben op papier en in praktijk de oplossingen vergeleken via testen en bezoek aan referenties. We hebben de software bekeken en testen uitgevoerd met het programmeren van sleutels en cilinders, en met het aantal autorisaties op een kaart.

Uiteraard was het ook belangrijk hoe ziet die cilinder er fysiek uit ziet. Hoe makkelijk kun je ze monteren? Zijn ze voldoende sterk? Uiteindelijk hebben we de offertes aangevraagd en we hebben beoordeeld hoe het klantcontact, bereikbaarheid en reactietijd van de aanbieders verliep. Simonsvoss is daar als beste uitgekomen voor ons.”

Wat maakte verder het verschil met andere toegangscontrole-oplossingen?

“Ten eerste is de SimonsVoss-software zeer gebruiksvriendelijk. Daarnaast kun je met Simonsvoss naast groepsrechten ook extra individuele rechten toekennen. Dat is voor ons erg belangrijk. Als een docent even op een andere afdeling moet zijn of een ander lokaal nodig heeft, dan kun je tijdelijke rechten tot bepaalde ruimtes kunt geven. Ook studenten kunnen we op die manier tijdelijk toegang geven tot bijvoorbeeld werkruimtes om samen te werken in hun projectgroep. Bij de andere systemen kon je eigenlijk alleen met groepsrechten werken. Dus als je dan één persoon even rechten geeft, dan geeft de hele groep ook die rechten. Dat maakt die systemen veel minder flexibel.”

Hoe bevalt elektronische toegangscontrole in praktijk?

“Onze toegangscontrole is nu goed beheersbaar, het systeem werkt zeer stabiel. We hebben eigenlijk nooit problemen. Bovendien zijn we volledig in controle, geen vermiste sleutels meer. Je kunt rechten eenvoudig toekennen, maar ook intrekken. We gebruiken onze bestaande personeelspas als sleutel waarop we de toegangsrechten vanuit SimonsVoss kunnen programmeren. Dus het is een heel kort lijntje.

En ander voordeel is dat we – indien nodig – terug kunnen zien wie in welke ruimte geweest is. We hebben daar gelukkig nog geen gebruik van hoeven maken, maar het is een belangrijke tool voor je veiligheid.

Iedere medewerker en student krijgt een pas met een login. Als je nieuw bent krijg je die login en als alles akkoord is, krijg je automatisch je toegangsrechten. Andersom ook: op het moment dat je uit dienst treedt en je login-code wordt ingetrokken, dan blokkeert het sluitsysteem ook gelijk je toegang. Als je je kaart verliest kunnen wij die direct blokkeren.

Studenten hebben in principe de toegangspas niet nodig, maar inmiddels hebben we de slagbomen van het parkeerterrein ook met Simonsvoss kaartlezers uitgerust. Daar maken studenten ook gebruik van. Binnen kantooruren kan iedereen verder vrij het gebouw in- en uitlopen. We hebben het systeem opgedeeld in lokalen, kantoren, vergaderruimtes. Docenten en staf hebben in principe allemaal rechten voor de lokalen en de vergaderruimtes.”

Heeft Covid jullie toegangscontrole beïnvloed?

Ja, we hadden alle buitendeuren, behalve de hoofdingang, afgesloten zodat mensen echt via de hoofdingang naar binnen moesten komen. Daar waren enkele uitzonderingen op en die konden gelukkig heel eenvoudig op die manier programmeren.

HZ University of Applied Sciences

Staan er nog meer projecten op stapel?

In Middelburg bouwen we JRCZ, een laboratoriumcomplex. Als alles goed gaat nemen we dat volgend schooljaar in gebruik. Dat gebouw moet deels opnieuw ingericht worden en we zetten daar uiteraard ook weer cilinders en gateways van SimonsVoss in. Verder lopen er projecten rond duurzaamheid en afvalscheiding. We hebben een team van zes man waar we lekker druk mee zijn. Helaas ga ik volgend jaar juni met pensioen. Mijn collega neemt het over en die betrek ik er nu zoveel mogelijk bij.

Liever niet met pensioen dus?

Inderdaad, ik ben daar nog helemaal niet aan toe. Laat mij maar doorwerken. Bij HZ of ergens anders, als ik maar actief kan blijven.

Heb je nog tips voor SimonsVoss?

“Nee, eigenlijk niet. Ik heb eigenlijk alleen maar complimenten. Ik vind het een erg mooi systeem, het ziet er gelikt uit. Ik heb heel goed contact met de accountmanagers en de jongens van support. Wanneer ik een vraag heb, kan ik hen direct bellen en dan zullen ze te allen tijde de moeite nemen om me even te helpen. Dat vind ik echt perfect.”