Vrije Universiteit Brussel Houdt Toegangsverlening Beheersbaar

Op de campus Etterbeek van de Vrije Universiteit Brussel (VUB) zijn er niet minder dan 31 gebouwen, met sterk uiteenlopende bestemmingen. Om de toegangscontrole- en verlening beheersbaar te houden besliste de VUB om het aantal bestaande systemen drastisch te reduceren tot twee. ISS-security haalde de aanbesteding binnen met iProtect van TKH Group in combinatie met Smart Intego van SimonsVoss Technologies.

31 Locaties met uiteenlopende functies

De oudste gebouwen dateren van begin jaren 70. Naast het ‘Rectoraatsgebouw’ – naar een ontwerp van architect Renaat Braem, inmiddels een beschermd monument – zijn er onder meer gebouwen met leslokalen en auditoria, en gebouwen voor onderzoeks- en administratieve doeleinden.

In de meeste gebouwen zijn er publiek toegankelijke gedeeltes en gedeeltes met een intern geregelde functionaliteit. Binnen het patrimonium is er heel wat rotatie aan bestemmingen: bijvoorbeeld faculteiten die verhuizen, labo’s die uitgebreid worden.

 

Flexibel gebruik van ruimtes

Behalve een masterplan Campusontwikkeling is er een Investeringsplan dat – naast acquisities en nieuwbouw – de renovatie van gebouwen omvat.

“Vroeger werden de meeste m² statisch toegewezen voor een bepaalde functionaliteit”, zegt Serge Gilen, afdelingshoofd van facility services VUB. “Nu wordt er flexibeler over de beschikbare ruimte nagedacht en bijvoorbeeld x m² tijdelijk toegewezen aan een bepaald project.

Na afloop ervan wordt de bestemming weer bekeken. De oude studentenwoningen op deze campus krijgen een andere functie en worden bijvoorbeeld toegewezen aan een onderzoeksgroep en heringericht als labo. De voorbije jaren werd een aantal door de universiteit verworven gebouwen omgevormd tot onderzoeks- en administratieve ruimtes.”

Diverse toegangscontrolesystemen

Aanvankelijk waren de buiten- en binnendeuren op de campus Etterbeek (en die van de campus Jette) voorzien van klassieke sleutelsystemen. Een tiental jaar geleden werd gestart met het installeren van offline toegangscontrole.

SimonsVoss Technologies was toen al een voorloper in virtuele netwerken. Klassieke toegangscontrole is pas later een issue geworden toen gebouwen werden aangekocht waar dat type van toegangscontrole was geïnstalleerd. Door de brede waaier aan gebruikte systemen (mechanische sluitsystemen, offline toegangscontrole, klassieke toegangscontrole…) is beslist uit te kijken naar één drager voor alle systemen.

Zo kwam men tot de keuze voor passieve leestechnologie (Mifare DESFire). Daardoor kunnen er meerdere applicaties op dezelfde kaart worden geïnstalleerd. ISS-security haalde de opdracht voor de toegangscontrole binnen, waarbij het online gedeelte met iProtect, een software-oplossing van TKH Group (keyprocessor), en het offlinegedeelte, het ‘Virtual Card Network’ Smart Intego van SimonsVoss Technologies, geïntegreerd werden.

Overgang van transponders naar offline sluitsystemen

De campus Etterbeek telt zo’n 400 buitendeuren (inclusief nooddeuren) en 3.800 offline binnendeuren.

“Deze laatste werken nog grotendeels op basis van transpondertechnologie en worden gefaseerd overgeschakeld naar ons offline sluitsysteem. Een en ander groeit dus organisch”, aldus Wim Seeuws, area sales manager Belgium SimonsVoss Technologies.

“Overal waar we nieuw bouwen of renoveren worden deze twee toegangscontrolesystemen geïmplementeerd. Zeker wat de buitendeuren betreft, is er een inhaalbeweging aan de gang. De bestaande online systemen worden stilaan uitgefaseerd.

Binnenkort zijn alle buitendeuren op het nieuwe online systeem aangesloten”, vult Serge Gilen aan.

Deurcontrollers gecentraliseerd

Voor het online toegangscontrolesysteem werd gestart met het installeren van deurcontrollers die communiceren met de VUB-server. Daarna werd er deur per deur overgeschakeld naar het nieuwe systeem.

“De controllers worden meestal aan de veilige kant – en dicht bij de deur – geïnstalleerd. Alle deurcontrollers werden per gebouw op één (of meerdere) punt(en) gecentraliseerd. Dit levert niet alleen kostenbesparing (aan bekabeling, onderhoud…), maar ook tijdswinst op”, aldus Fony Buscemi, CEO van ISS-security uit Linkebeek.

Voor die integrator – voor wie toegangscontrole sinds 40 jaar de corebusiness is – was de VUB de eerste klant onder de universiteiten. “Het ziekenhuis van de zusteruniversiteit ULB behoorde reeds tot onze referenties, net als tal van publieke instellingen, banken, corporate bedrijven…”, aldus Fony Buscemi.

Nu de installatiewerkzaamheden op de campus klaar zijn, wordt de indienststelling – door facilitiy services VUB in samenwerking met ISS-security – afgerond.

Specifieke bezoekersgroep aflijnen

Even was er de denkpiste om aan de 16.000 studenten op beide campussen een individuele toegangsbadge uit te reiken.

“Omwille van de complexiteit (zeer veel betrokken partijen) werd beslist hiervan af te zien en voor een (8K) toegangsbadge, uitsluitend voor personeel en speciale categorieën personen (doctoraatsstudenten, mensen met een beperking…), te gaan”, vertelt Serge Gilen. “Deze biedt ruimte om er kleinere toepassingen op te installeren.

Uitdaging was om de groep mensen die 24 uur op 24 toegang tot de gebouwen moeten hebben, af te lijnen zodat hun toegang ten allen tijde gevrijwaard bleef.

Dit gebeurde onder meer via het aanschrijven van administratieve eenheden, onderzoeksgroepen en het ophangen van affiches aan de ingang van gebouwen.”

Nevenprojecten integreren

“Een bijkomend probleem is dat er zich tijdens de projectuitvoering nieuwe ‘nevenprojecten’ aandienen die men wil ‘meenemen’ in de nieuwe visie rond toegangsverlening, met vertraging van het totaalproject tot gevolg”, zegt Serge Gilen.

“Onlangs verhuisde een van de faculteiten, tot dan verspreid over meerdere locaties op de campus, naar een gerenoveerd gebouw. Daar werden alle klassieke sluitsystemen vervangen door offline sluitsystemen, wat eventuele aanpassingen in de toekomst vereenvoudigt.

Ook voor de renovatie van het Rectoraatsgebouw – een beschermd monument – wordt er voor een offline wireless oplossing gekozen.”